Assistant to the CEO

GmbH ist ein wachsendes Medienunternehmen mit Fokus auf Tierwelt, Nachhaltigkeit und globalem Naturbewusstsein. Mit einer großen Online-Community und einem vielfältigen Content-Angebot arbeiten wir daran, Menschen weltweit für die Tierwelt zu begeistern.

Um unser Wachstum weiterhin effizient zu gestalten, suchen wir eine/n engagierte/n Personal Assistant (m/w/d) für unsere Geschäftsführung – mit Schwerpunkt auf administrativer Unterstützung und Buchhaltung.

Aufgaben

In dieser Rolle bist du direkt dem CEO unterstellt und unterstützt ihn bei einer Vielzahl von organisatorischen und administrativen Aufgaben:

• Buchhaltung & Finanzen
• Erstellung von Rechnungen (B2B & B2C)

• Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater

• Belegverwaltung und -organisation

• Zahlungsüberwachung, Mahnwesen und Liquiditätskontrolle

• Administrative Assistenz

• Koordination von Terminen, Kalenderpflege und Reiseplanung

• E-Mail-Management und allgemeine Korrespondenz

• Erstellung von Präsentationen, Reports und Zusammenfassungen

• Recherche- und Dokumentationsaufgaben
• Unternehmensorganisation
• Optimierung und Pflege interner Prozesse

• Unterstützung im Recruiting & Onboarding neuer Teammitglieder

• Projektmanagement kleiner interner Initiativen

QualifikationWas du mitbringen solltest

• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem Remote-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, insbesondere mit Tools wie Lexoffice, Sevdesk, oder DATEV
• Strukturierte, eigenverantwortliche und diskrete Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versiert im Umgang mit gängigen Office-Tools (Google Workspace, MS Office, Slack, Notion etc.)
• Affinität zu Natur, Tieren und nachhaltigen Themen ist ein Plus

BenefitsWas wir bieten

• Eine flexible Remote-Position mit freier Zeiteinteilung
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Eigenverantwortung und Raum für Ideen
• Eine offene, wertschätzende Teamkultur
• Enge Zusammenarbeit mit dem Gründer und der Geschäftsleitung

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. Lebenslauf, möglichem Startdatum und Gehaltsvorstellung